Pregunta de uno de nuestros socios

Nuestra actividad en el laboratorio genera un gran volúmen de papel de guías de elaboración impresas. Quisieramos saber si en caso de no disponer de espacio de almacenamiento suficiente éstas puedieran ser guardadas en un lugar distinto a la oficina de farmacia elaboradora, tal como un trastero o almacén de otra naturaleza.

Saludos cordiales.

Respuesta

La normativa como sabemos está constituida por el Real Decreto 175/2001, de 23 de febrero, por el que se aprueban las normas de correcta elaboración y control de calidad de fórmulas magistrales y preparados oficinales y dichas guías están previstas en su capítulo tercero, titulado
“Documentación”, en el que entre otros se establece: Los documentos se redactarán de forma clara y concisa, debiendo ser fácilmente comprensibles por el personal que los va a manejar y estar en todo momento a su disposición.
Toda la documentación se archivará y conservará hasta, al menos, un año después de la fecha de caducidad sin perjuicio de aquellos casos regulados por normativa específica.”
De la norma aunque no se diga expresamente se infiere que la documentación debe estar en la farmacia.
De todas formas no veo inconveniente para que dicha documentación se haga en formato electrónico, se firme con firma digital, y se guarde dentro de los sistemas informáticos de la farmacia. En este sentido, por mayor seguridad y estandarizar procedimientos puedo hacer la consulta al departamento de Salud. (ya me dicen).
Respecto a la documentación elaborada en papel, en caso de falta de espacio, entiendo que se puede escanear y guardar en los archivos informáticos de la farmacia, y guardar el original en papel fuera de la farmacia, si es que hay problemas de espacio.

Cordialmente,